FUNCIONES DE EXCEL

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2010

Es una nueva herramienta de calculo que facilita la creacion de documentos conocidos como hojas de calculo, que mas bien deben llamarse hojas de calculo, porque incluyen varias hojas en mismo archivo. introduciendo los datos en las celdas y mediante unas cuantas formulas, puede realizar càlculos complejos de manera ràpida y automatizada, con la posibilidad de graficarlos para producir documentos claros y profesionales

la primera vez que se utiliza una aplicacion de este tipo parece que se trata de algo muy complejo, especializado y dificil de comprender, lo cual no re`presenta la realidad. si bien requiere bastante cuidado al manipular numeros en una hoja de calculo, tambien es cierto que se debe poner la misma atencion cuando esas operaciones se realizan de la manera primitiva, usando papel, lapiz y calculadora, lo que a la larga puede resultar, tedioso y no muy confiable. .

como toda las aplicaciones de office, tambien excel se puede iniciar de diversas maneras, lo nuevo es la posibilidad de abrir documentos desde las ventanas llamadas JUMP LIST

Interfaz de usuario

La Interfaz de usuario de Office es quizás el elemento que más ha cambiado en el transcurso del tiempo. Estas son las interfaces de Microsoft Excel 97, Microsoft Excel 2007 y Microsoft Excel 2010.

La interfaz Excel 2010 se divide en varios elementos, que vamos a examinar a continuación. La cinta misma, situada en la parte superior, se descompone en varios elementos

Una barra de título indica el nombre de la aplicación así como el nombre del libro abierto, visualiza sobre su derecha los tres iconos para reducir, restaurar o cerrar la ventana, así como en la esquina superior izquierda la barra de herramientas Acceso rápido, una pequeña barra de herramientas poblada de algunos iconos minúsculos, correspondiente a las herramientas más frecuentemente empleadas.

la pantalla de edicion en todas las herramientas de office, desde las primeras versiones hasta el 2003, excepto por pequeños cambios o adiciones, siempre ha sido practicamente igual en cuanto a estructura y manejo. la interfaz de excel, tambien mantuvo siempre una uniformidad, lo que e hizo ser considerada como el estandar en programas d hojas de calculo.

l nueva interfaz de excel desde la version 2007, rompe con los paradigmas de todas las versiones anteriores y pone a la vista todas las herramientas que se requieren para crear. editar y dar formato a una hoja de calculo. al igual que en word, power point y las otras aplicacones de Office, ofrece fichas y cintas de opciones contextuales que aparecen solo cuando se les necesita, por eso esta interfaz se le conoce como ORIENTADA A RESULTADOS.

CINTAS DE OPCIONES

CIN

LAS CINTAS DE OPCIONCC

para ver todos os comandos de excel hay qu pusar en las fichs que se encuentran en la parte inferior de la barra de titulo, al hacerlo se muestran las bandas o cintas de opciones que contienen comandos asociados con el nombre de la ficha, agrupados por categorias.

BARRA DE TITULO

Está situada en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el que estamos trabajando. También contiene hacia su derecha, los botones de minimizar, maximizar y cerrar ventana.

Barra de herramientas de acceso rápido

Está situada de forma predeterminada en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación. Está formada por las herramientas que usemos más habitualmente. Así, podemos personalizarla y añadir o eliminar las herramientas que queramos: Guardar, Deshacer, Rehacer, Ortografía, Nuevo

Cinta de opciones

Está formada por un conjunto de fichas, las cuales tienen las distintas herramientas que necesitamos para trabajar con la hoja de cálculo. Cada ficha es específica y se relaciona con un tipo de actividad, elemento o acción, y algunas de ellas solo se muestran cuando hemos seleccionado un determinado elemento.

También podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas o grupos, y cambiando su nombre u orden.

De manera predeterminada, el programa tiene las siguientes fichas:

INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, FÓRMULAS, DATOS, REVISAR Y VISTA

Para acceder a cada una de las fichas, solo tenemos que pinchar en la pestaña. O si queremos, también podemos utilizar los métodos abreviados del teclado. Para ello debemos utilizar la tecla correspondiente junto con la tecla ALT. Para saber cuáles son las teclas que se corresponden a cada ficha, tenemos que presionar la tecla ALT y ya nos saldrá encima de cada ficha la tecla correspondiente.

Si queremos ocultar o mostrar el contenido de las fichas, debemos presionar a la vez las teclas CTRL y F1

Encima de las fichas, a la derecha de la Barra de título tenemos el botón de Opciones de presentación de la cinta de opciones. Si pinchamos en él, se nos abre un desplegable con tres opciones:

Ocultar automáticamente la cinta de opciones
Mostrar pestañas
Mostrar pestañas y comandos

Barra de fórmulas

Está situada debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda que está activa.

Está dividida en tres sectores: el cuadro de nombres, los botones de insertar, aceptar y cancelar función, y el cuadro de fórmulas.

Menú archivo

La primera ficha que tenemos, es la ficha Archivo. A diferencia de las demás, ésta es de color verde. Al pichar en ella, vamos a la Vista Backstage de Excel 2013. Aquí están las opciones de administración de archivos, éstas son: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones.

Cuando pinchemos en una de estas opciones, se nos abrirá en el panel de la derecha, las diferentes opciones que tiene cada una.

En Nuevo, podemos elegir entre un libro en blanco o las diferentes plantillas predefinidas, para que creemos un archivo nuevo.
En Abrir, podemos abrir un archivo que tengamos guardado.
Desde Guardar y Guardar como, podemos guardar un archivo.
Al pinchar en Imprimir, nos mostrará las opciones de impresión.
En Compartir, nos muestra las opciones de cómo compartir nuestro archivo.
Exportar, para poder cambiar el tipo de archivo.
En Opciones, accederemos a las herramientas generales de configuración de Excel 2013, y a las diferentes opciones para personalizar la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido.

Como anclar archivos

Si queremos tener un archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de Libros recientes. Tenemos que pinchar sobre el archivo con el botón derecho del ratón, y pinchar en Anclar a la lista. En la lista, podemos anclar hasta 25 archivos, pero podemos elegir el número de archivos que queremos ver.

Barra de estado

Se sitúa en la parte inferior de la ventana de la aplicación y es de color verde. En ella podemos ver el resultado de operaciones. A la izquierda, nos muestra la información del estado de la celda que tengamos seleccionada:

Listo, si no estamos haciendo nada
Introducir, si estamos escribiendo datos en una celda vacía
Modificar, si estamos editando una celda.

A la derecha del estado de la celda, tenemos los botones de vista, desde donde elegiremos como queremos ver la hoja de cálculo. Tenemos tres opciones:

Normal
Diseño de página
Vista previa de salto de página

En la parte derecha tenemos el Zoom.

Si pinchamos en la barra de estado con el botón derecho del ratón, se nos abre el desplegable de Personalizar la Barra de estado, desde donde podemos activar o desactivar las distintas opciones de acuerdo a nuestras necesidades.

TIPOS DE DATOS EN EXCEL

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

Valores numéricos
Texto
Fórmulas

Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel

otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL

En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.

Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.

Valores constantes, es decir, un datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un numero, una fecha u hora, o un texto.
Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para elanálisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de lashojas de calculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja Excel son:

Números
FORMULAS Y FUNCIONES
Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para múltiples usos antes mencionados.
Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula son:
- Función REDONDEAR. Redondea un numero al numero de decimales especificados.
- =REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:
  
  =REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.
  
  =REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.
  
  Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia arriba, en direccióncontraria a cero.
  
  =REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:
  
  =REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.
  
  Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero hacia abajo, en direcciónhacia cero.
  
  =REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales), ejemplo:
  
  =REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1
- Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumentocriterio.
- =SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:
  
  =SUMAR.SI(A1:A3,">100",B1:B3), Se lee de la siguiente manera.
  
  Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.
  
  Función MAX.Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores
  
  =PROMEDIO(numero1,numero2…numeroN)
- Función PROMEDIO.Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
- Función MIN.Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.
- Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
  Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error.
  
  Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.
  
  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
  
  Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto), formulas o funciones.
  
  Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ",".
  
  La sintaxis de cualquier función es:
- =nombre_funcion(argumento1,argumento2,…,argumentoN).
  
  Funciones Matemáticas básicas.
  
  Función SUMA. Suma todos los números de un rango.
  
  =SUMA(rango) ó =suma(n1+n2+n), ejemplo

CONFIGURACION DE PAGINA

La manera en que su hoja de cálculo entra en la hoja de papel, puede ser controlada desde el diálogo Configurar Página. Puede seleccionar el tamaño y la orientación del papel, el ancho de los márgenes, que es lo que va en el encabezamiento y en el pie de cada página y el orden de las celdas que serán impresas, para las hojas de cálculo que insumirán varias hojas de papel. A todo esto, hay un montón de opciones. Hay tantas opciones que usaremos una página web separada para cada ficha del diálogo

Configuración de Página: Página

Abrir presupuesto.xls
Abrir Archivo | Configuración de Página y, si es necesario, hacer un clic en la ficha de Página.

Los ajustes por defecto son mostradas en la ilustración.

Orientación = Vertical; Escala = 100%; Tamaño de Papel = A4

Primer número de página = Automático

La orientación horizontal se usa a menudo en las hojas de cálculo, porque con ella se pueden mostrar más columnas.
Hacer un clic en el botón Vista Preliminar de Impresión. ¿Cuantas páginas insumirá imprimir esta hoja?

Mire en la zona de Mensajes de la barra de estado.

Hacer un clic en el botón Configurar..., en la barra de herramientas, para volver al diálogo.
En el diálogo Configuración de Página, cambiar la orientación por Horizontal.
Hacer un clic nuevamente en . Cuantas hojas se necesitarán para imprimir esta hoja? Que orientación es la mejor opción para la misma, asumiendo que no se harán más cambios

Ajustar a: es muy útil cuando sus datos ocupan una o dos columnas en exceso del ancho, o una fila o dos demasiado altas. Si hay muchos datos para reducirlos a una sola página, las cosas se vuelven diminutas.

Si usted cambia a Escala desde 100% o usa la función Ajustar a, sus saltos de página anteriores serán ignorados. Para obtener nuevamente los saltos de página, tendrá que volver a abrir la Vista Preliminar de Saltos de página y hacer los cambios.

El botón de Opciones en la Configuración de Página, abre el diálogo con las opciones de impresión y no el diálogo de Opciones de Excel. Opciones, opciones, opciones! Alguien necesita más opciones ??

"Excel nos proporciona muchas herramientas para que podamos realizar nuestras fórmulas y operaciones correctamente; paa ello divide sus datos: texto(rotulos) y los alinea a la derecha,los números los cuales se alinean a la izquierda,hora y fecha,las fórmulas y funciones.

Estas ultimas son muy importantes ya que con ella puedes realiza distintas operaciones(funciones) y depende de como escribas la formula,una fórmula se identifica poniendo el signo igual(=) seguido de la formula o rango"...

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